Règlement intérieur

TITRE 1 – LES PRINCIPES

Article 1 – Tout adhérent* à SERVAS-FRANCE accepte, par son adhésion même, de rencontrer des adhérents SERVAS de tous pays, de toute opinion religieuse, philosophique ou politique et d’origines sociales différentes.

Base de données des adhérents

Article 2 – Pour permettre ces contacts, SERVAS-France, enregistre les informations relatives à ses adhérents dans la base de données ServasOnline, hébergée sur le site internet de Servas International (www.servas.org). Ces données sont protégées conformément à la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 et à la convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981. Ces données, comme les données des pays étrangers, sont strictement confidentielles. Elles ne sauraient être communiquées, pour quelque motif que ce soit, à une personne morale ou physique qui ne serait pas adhérente à l’association ou membre d’une association SERVAS étrangère ou de SERVAS-INTERNATIONAL. Chaque adhérent s’engage à n’utiliser les informations contenues dans la base de données et le fichier PDF qu’à des fins de voyages et d’accueil de voyageurs au sein du réseau SERVAS.

Tout adhérent s’engage à ne pas créer de site internet ou tout autre contenu sur les réseaux sociaux au nom de SERVAS (l’association SERVAS) sans accord du conseil d’administration confirmé par écrit par le président de SERVAS-FRANCE. Tout usage d’une liste SERVAS dans un but de prosélytisme ou de commerce est absolument interdit.

Toute contravention à cet article entraîne l’exclusion de SERVAS.

Pour sa part, SERVAS-FRANCE autorise chaque membre à voir, corriger et supprimer ses données à caractère personnel, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données en vertu de l’article 9 des statuts.

TITRE 2 – LES ADHÉRENTS

Article 3 – Conditions d’adhésion

Toute personne qui souhaite adhérer à SERVAS-FRANCE doit en faire la demande à un membre du conseil d’administration. Le demandeur doit être âgé d’au moins dix-huit ans. Chaque demandeur doit avoir un entretien avec un interviewer mandaté, qui transmet son avis au coordinateur régional. Lorsque plusieurs personnes, majeures souhaitant devenir adhérentes, vivent à la même adresse, chacune d’entre elles doit être interviewée.

L’adhésion est validée par le coordinateur régional. Chaque nouveau membre doit souscrire l’engagement de respecter l’esprit de l’association. Cela suppose l’adhésion sans réserve à toutes les dispositions des statuts et du règlement intérieur que le candidat consultera. L’adhésion du membre prend effet au paiement de sa cotisation.

Article 4 – Obligations des membres

Le paiement d’une cotisation adhérent, dont le montant est fixé annuellement par le conseil d’administration et voté par l’assemblée générale, est demandé. Cette cotisation est due par chaque adhérent majeur, même si celui-ci habite à la même adresse que d’autres adhérents (notamment ses parents).

Les hôtes

Les hôtes acceptent de recevoir, dans la limite de leur disponibilité, les voyageurs SERVAS. Après accord avec un voyageur sur la date d’une visite, ils sont tenus de le recevoir, sauf cas de force majeure. Il est conseillé, dans ce dernier cas, de contacter un autre hôte de la région qui serait disponible. La durée habituelle d’une visite est de deux nuits. Toutefois, chaque hôte peut accepter une durée de visite différente.

Si celui-ci ne l’a pas présentée spontanément, l’hôte doit demander au voyageur étranger qu’il reçoit, une lettre d’introduction (L.O.I.) SERVAS en cours de validité. Il est en droit de refuser l’accueil à un voyageur exclu de SERVAS.

Un adhérent de SERVAS-FRANCE peut contacter un autre hôte SERVAS français sans lettre d’introduction. L’hôte peut s’assurer de l’adhésion du voyageur sur le site de Servas.org

Les voyageurs

En respectant les desiderata de l’hôte sur les modalités de contact et d’accueil et après accord sur la date de sa visite, le voyageur se présentera comme convenu. En cas de force majeure, il doit impérativement prévenir l’hôte de son désistement. S’il voyage à l’étranger, il montrera dès son arrivée sa lettre d’introduction à l’hôte.

Le timbre SERVAS est dû par tout adulte voyageant à l’étranger ; son montant est fixé par l’assemblée générale internationale et arrêté par le conseil d’administration de SERVAS-FRANCE. La période de validité d’une lettre d’introduction est d’un an à compter de la date de validation de cette lettre par le coordinateur régional, ou en cas de renouvellement d’une lettre d’introduction en cours de validité, à partir de la date d’expiration de celle-ci. Si un voyageur est accompagné d’une autre personne, celle-ci doit être membre SERVAS et porteuse d’une lettre d’introduction à jour, pour pouvoir être reçue chez des hôtes SERVAS.

Au retour de son voyage, l’adhérent s’engage à détruire les listes d’adhérents qu’il aurait téléchargées sur son ordinateur. Il veillera également à n’en laisser aucune trace sur des ordinateurs publics ou sur tout autre support immatériel.

Les voyageurs sont invités à communiquer leurs impressions de voyage sur le site de Servas France.

Les prestations bénévoles

Un membre SERVAS assurant une prestation artistique, technique ou administrative, à la demande des organisateurs d’une animation ou toute manifestation organisée officiellement par SERVAS, ne peut prétendre à aucune rémunération. Il y participera à titre bénévole, seuls ses frais de transport pourront être remboursés sur justificatif. Cette manifestation ainsi que cette participation bénévole auront recueilli au préalable, l’accord du bureau ou du CA, selon les circonstances.

L’Article 5 (La caution) est supprimé.

Article 6 – Les voyageurs étrangers

Un voyageur ayant adhéré à SERVAS dans un autre pays et qui s’inscrit à SERVAS-FRANCE devient adhérent dans les mêmes conditions qu’un adhérent français après une rencontre avec un intervieweur qui l’informe des spécificités nationales. Le pays de sa première adhésion en sera informé.

Article 7 – Perte de la qualité d’adhérent

Un adhérent n’ayant pas payé sa cotisation avant la date limite fixée par le CA perd automatiquement sa qualité d’adhérent, ses comptes en ligne SERVAS sont désactivés.

Au-delà de deux années de non-paiement de la cotisation, une éventuelle ré adhésion est conditionnée par une rencontre avec le coordinateur régional ou un interviewer mandaté.

Un adhérent peut aussi être exclu de l’association à la suite d’une plainte. La prise en charge de la plainte, étant un sujet sensible devra faire l’objet d’une procédure clairement établie dans le cadre d’un « guide de la gestion des plaintes ».

Concernant son traitement, le recours à la médiation doit-être privilégié.

L’adhérent pour lequel une suspension et/ou une radiation pourrait être envisagée au titre de l’article 10 des statuts doit en être informé par écrit, par le Président préalablement à toute délibération par le Conseil d’administration. Cette lettre exposera les faits qui lui sont reprochés et peut l’inviter à présenter dans un délai fixé son point de vue.

Un dossier devra être constitué et examiné au CA le plus proche. La décision, prise à la majorité absolue de tous les membres du CA sera notifiée à l’intéressé par lettre recommandée.

Conformément aux statuts, lorsque les faits relatés dans la plainte sont susceptibles de porter gravement atteinte aux personnes ou à l’association (ex : plainte relatant abus sexuels ou plainte relatant utilisation du réseau Servas pour diffusion d’idées racistes, xénophobes, homophobes …), le Président, dont la responsabilité est engagée, pourra suspendre l’adhérent mis en cause, en attendant le résultat des investigations.

TITRE 3 – L’ADMINISTRATION

Article 8 – Les coordinateurs

Chaque région choisit, lors d’une rencontre régionale, un coordinateur pour un mandat d’une durée de 3 ans. Il ne peut y avoir qu’un seul coordinateur par région. Le coordinateur s’adjoindra un ou deux coordinateurs adjoints. Le coordinateur en titre est le seul représentant de la région au conseil d’administration. En cas d’empêchement d’un coordinateur membre du CA, il peut être remplacé par un coordinateur adjoint. Au sein de ce conseil, les coordinateurs des régions d’outre-mer et des collectivités d’outre-mer sont représentés par un coordinateur régional métropolitain élu par le conseil d’administration.

Cas particulier de La Réunion : Ce département comptant un nombre significatif d’adhérents dispose d’un coordinateur qui effectue les mêmes tâches que ceux de métropole. La Réunion est donc considérée comme une région SERVAS à part entière avec droit de vote par le biais du coordinateur (ou d’un membre du CA qu’il choisira pour le représenter). Ce coordinateur est invité à participer aux discussions préalables en ligne sur les forums réservés au CA. Pour sa participation au CA, ses frais de déplacement seront pris en charge à partir de la ville de métropole où il séjournerait à cette date. En cas d’impossibilité de présence physique, une audioconférence sera mise en place dans la mesure du possible.

Le coordinateur est l’élément de transmission entre le conseil d’administration et les membres de sa région dont il est l’interlocuteur privilégié.

• Il a la responsabilité de l’entretien préalable avec les candidats adhérents de sa région et il statue sur leur admission.

• C’est lui qui donne mandat aux interviewers de sa région.

• C’est lui qui reçoit remarques ou plaintes provenant des adhérents de sa région concernant des voyageurs ; il les transmet au président de SERVAS-FRANCE. Il est informé de toute plainte déposée à l’encontre d’un adhérent de sa région et donne son avis sur les suites à envisager.

• Il assure l’animation de sa région ; il informe les membres de sa région des décisions du conseil d’administration, de la vie de SERVAS-FRANCE et de SERVAS-INTERNATIONAL. Il informe le conseil des faits majeurs de la vie de SERVAS dans sa région et se fait aider en cas de difficulté.

C’est lui qui valide et diffuse aux adhérents de sa région les informations relatives à sa région, et qui leur diffuse les informations qui lui sont transmises par un membre du bureau pour diffusion générale.

Article 9 – Le conseil d’administration

Élection et mandats

Élection : est éligible au CA tout candidat majeur adhérent depuis au moins un an à SERVAS, à jour de sa cotisation annuelle (cf. art. 11 des statuts). Sa candidature devra être cautionnée par au moins un membre du CA en place (coordinateur, membre élu sortant, …). Les coordinateurs assurent la continuité du travail du CA.

Attributions

Dans le cadre des dispositions des statuts, le conseil d’administration :

• définit la politique et les moyens à mettre en œuvre pour développer l’action de l’association conformément à son objet ;

• fixe le nombre et la composition des régions, approuve la nomination des coordinateurs (en titre et adjoints) et s’informe régulièrement de l’évolution des régions ;

• propose à l’assemblée générale le montant des diverses cotisations annuelles. Il évalue l’opportunité de rechercher d’autres ressources. Il les présente et les soumet au vote de l’assemblée générale. Les investissements nécessaires au bon fonctionnement de l’association sont discutés par le conseil d’administration qui donne mandat au bureau pour leur exécution ;

• arrête le budget annuel des recettes et des dépenses, examine les comptes financiers ; assume la responsabilité collective des rapports d’activité et du rapport financier présenté et voté à l’assemblée générale, ainsi que celle de l’établissement de l’ordre du jour de celle-ci.

• enregistre les démissions reçues par le président et les annulations d’office effectuées par les coordinateurs régionaux (cf. article 8 du présent règlement intérieur) ;

• examine toute plainte régulièrement transmise soit par un responsable national SERVAS étranger, soit par un coordinateur régional français (cf. art. 10 des statuts).

Les chargés de mission s’ils ne sont, ni membres élus, ni membres de droit ou coordinateurs ont une voix consultative mais n’ont pas le droit de vote au CA.

Incompatibilités, limitations ou prolongation de mandat

Chaque mandat est de trois ans.

Les membres du Bureau ne peuvent remplir que deux mandats successifs dans la même fonction.

Un coordinateur régional (en titre ou adjoint) ne doit pas remplir plus de trois mandats successifs de trois ans chacun. Les fonctions de coordinateur régional ne peuvent être cumulées avec celles de président, vice-président, secrétaire général ou trésorier. On ne peut être à la fois administrateur de SERVAS-FRANCE et membre du comité exécutif de SERVAS-INTERNATIONAL. Le cumul des autres fonctions majeures de SERVAS-INTERNATIONAL n’est incompatible qu’avec celle de membre du bureau de SERVAS-FRANCE.

Afin d’éviter le renouvellement de l’ensemble des membres élus du CA, celui-ci peut proposer à plusieurs administrateurs une prolongation exceptionnelle de mandat d’un an.

Obligations

Chaque administrateur s’engage à contribuer activement aux travaux du CA. Il ne profitera pas de sa position pour entreprendre des actions individuelles (hors tâches découlant des mandats définis aux articles 8 et 10) sans l’aval des autres membres.

Tout administrateur qui aura manqué sans excuse deux séances consécutives du conseil d’administration sera considéré comme démissionnaire.S’il s’agit d’un coordinateur d’une région, le conseil d’administration doit assurer la succession du coordinateur défaillant en organisant une rencontre régionale extraordinaire.

En cas de décès, démission, fin de mandat prolongé ou d’exclusion d’un administrateur, le conseil d’administration propose, dans les meilleurs délais, sans procéder à de nouvelles élections et pour la fin du mandat en cours, le siège vacant aux candidats non élus par ordre des voix obtenues aux précédentes élections.

Article 10 – Le bureau

Chaque membre du bureau, élu par le conseil d’administration est responsable devant celui-ci pendant la durée de son mandat.

Attributions

Les attributions du bureau sont fixées par le conseil d’administration qui peut les modifier. Dans le cadre de ces attributions ou en vertu de leurs pouvoirs propres, les membres du bureau exercent les fonctions suivantes :

Le président :

• met en œuvre la politique déterminée par le conseil d’administration ;

• anime et coordonne les activités de l’association ;

• veille à l’application du règlement intérieur ;

• prépare les réunions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau ;

• réunit les éléments du rapport moral et d’activité à présenter à l’assemblée générale pour le vote ;

• décide des placements de fonds disponibles dans le cadre fixé par le conseil d’administration et engage les dépenses dans le cadre des prévisions budgétaires. Il est secondé dans l’accomplissement de sa tâche, par le vice-président. En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président, si ce poste a été pourvu, et en cas d’empêchement de ce dernier, par le secrétaire général ou, à défaut, par tout autre administrateur spécialement délégué par le conseil d’administration.

Le secrétaire général :

• est chargé de la correspondance et, en général, des écritures utiles au fonctionnement de l’association, à l’exception de celles concernant la comptabilité ; il en garde copie pendant le délai requis par la loi ;

• accomplit, en accord avec le président, les démarches administratives requises par la loi ; il tient à jour le registre spécial prévu par la loi du 1er juillet 1901 ;

• envoie les diverses convocations, les ordres du jour et les copies de procès-verbaux ;

• rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées générales, ainsi que ceux des réunions du conseil d’administration et du bureau ;

• envoie aux régions les informations à diffuser aux adhérents ;

Enfin, il conserve les archives de l’association, à moins que le conseil d’administration ait nommé un autre membre pour cette tâche.

Le trésorier :

• tient une comptabilité régulière de toutes les opérations par lui effectuées ;

• assure l’encaissement des recettes ;

• est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’association. Il effectue, avec l’accord du président, le paiement des dépenses régulièrement engagées, le paiement des dépenses exceptionnelles ou d’investissement décidées par le conseil d’administration et validées par l’assemblée générale lors de la présentation du budget prévisionnel ;

• reçoit du président les pouvoirs nécessaires pour faire ouvrir tout comptes bancaires et postaux indispensables au fonctionnement de l’association ;

• élabore le rapport financier annuel, le budget prévisionnel et le budget d’investissement pour rendre compte de sa gestion à l’assemblée générale annuelle qui lui donne ou non quitus.

Article 11– Élections et votes

Ont droit de vote, tous les adhérents à jour de leur cotisation (un adhérent = une cotisation = un vote). Chaque adhérent peut être porteur de trois pouvoirs au maximum.

Sauf impossibilité technique majeure, le vote se fait en ligne, sur le Site Internet de SERVAS-FRANCE. Il est nécessaire d’avoir son code d’accès personnel au site SERVAS-FRANCE. Il n’est pas possible de voter en utilisant les codes d’accès d’un autre adhérent. Toutefois, deux personnes, maximum, habitant la même adresse, peuvent voter avec le même code. En revanche, un jeune adhérent majeur, habitant encore chez ses parents, devra demander un code d’accès personnel. Tout adhérent désirant un code d’accès le demande au webmaster.

Vote par procuration :

Les adhérents qui sont dans l’impossibilité de voter en ligne peuvent voter par procuration. Le formulaire sera à demander et à renvoyer au secrétariat de SERVAS-FRANCE. Le mandataire devra être en possession de ses propres codes d’accès au site Servas-FRANCE. Une liste électorale sera établie d’après la liste de membres éditée le mois précédent le début des élections.

Les dates du dépôt des professions de foi et du scrutin sont fixées par le conseil d’administration précédent l’année des élections, et mises sur le site SERVAS-FRANCE. Seules les candidatures déposées dans ces délais seront retenues.

Lors des réunions de décision, tant de l’assemblée générale que du conseil d’administration, toute proposition portant la signature de dix adhérents de l’association et déposée huit jours avant la réunion, pourra être ajoutée à l’ordre du jour. Lors des élections, seules les candidatures présentées par écrit avant une date fixée par le bureau pourront être retenues. Lorsque plusieurs adhérents sont enregistrés à une même adresse, un seul peut être membre du bureau. En cas d’égalité des suffrages, le siège est attribué au bénéfice de l’ancienneté dans l’association et si l’égalité persiste au bénéfice de l’âge. Les résultats des élections doivent figurer au procès-verbal de l’assemblée générale. Le mandat des nouveaux élus débutera à l’issue de cette assemblée générale.

Validé le 1er décembre 2020, à l’issue du vote à distance organisé pour l’AG virtuelle 2020

                       Le président                                                                   La secrétaire générale

                       Erick LEFORT                                                                  Geneviève AUBERT

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